getAbstract International Book Award

Ein kleiner Schubs genügt

Keiner liebt sie, doch Führungskräfte verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit: Meetings. Klar, Besprechungen sind wichtig, aber muss es denn immer so lange, so ineffektiv, so redundant sein? Nein, muss es nicht, meinen Martin J. Eppler und Sebastian Kernbach. In ihrem Buch Meet up!, das für den getAbstract International Book Award nominiert wurde, empfehlen sie sogenannte Nudges – kleine Schubser – um bei den Meetingteilnehmern Verhaltensänderungen auszulösen. Im Stehen moderieren, mit Erfolgsstories starten oder auch mal einen Balletsprung wagen: Wie Nudging funktioniert, verrät Sebastian Kernbach im Interview.

LESEN AUF GETABSTRACT

getAbstract: Irgendwie scheint es so, dass keiner Meetings mag. Warum eigentlich?

Sebastian Kernbach: Weil sie als reine Zeitverschwendung wahrgenommen werden, weil häufig neben dem Fokus auch die Agenda fehlt, weil Vielredner zu viel Raum und Zeit einnehmen und am Ende viel bereits Bekanntes besprochen wurde, aber wenig bis keine Entscheidungen getroffen werden. Es ist erstaunlich, dass viele Meetings in Organisationen wie vor 30 Jahren abgehalten werden.

Laut einer ifo-Befragung fühlen sich 88 Prozent der Befragten oft nutzlos in Besprechungen, in einer Harris-Studie nehmen 66 Prozent Besprechungen als ineffizient wahr, und Shafer publizierte eine Befragung, in der fast die Hälfte aller Manager angaben, dass sich ihre Produktivität radikal steigern würde, wenn sie nicht mehr an Meetings teilnehmen müssten. Es gibt demnach einige Gründe, warum Meetings nicht so beliebt sind. Wir haben in unserem Ansatz vier Hauptgründe dafür identifiziert: fehlender Fokus, mangelnde Orientierung, unproduktive Involvierung und nicht stattfindende Verpflichtung.

getAbstract: Und wie kann man gegensteuern, was genau ändert die Methode, die Sie in Meet up! vorstellen?

Wir verwenden „Nudging“ als Ansatz, um Teilnehmer in Meetings durch subtile „Schubser“ zu Verhaltensveränderung zu bringen. Kleine Veränderungen können kontraproduktives Verhalten reduzieren, wie zum Beispiel durch eine Zeitvorgabe einen Vielredner zum Schweigen zu bringen, oder positives Verhalten fördern, wie zum Beispiel durch eine kreative Fragestellung die Teilnehmer zur Involvierung zu motivieren. Dieser Nudge-Ansatz basiert auf dem gleichnamigen Buch der beiden Professoren Richard Thaler, Wirtschafts-Nobelpreisträger 2017, und Cass Sunstein, die ihn vor allem auf Gesundheits-, Vorsorge- und Konsumentscheidungen anwenden. Wir haben diesen Ansatz erstmals auf Besprechungen angewendet, um durch die bewusste Gestaltung von Handlungs- und Entscheidungssituationen für mehr Produktivität in Besprechungen zu sorgen. Insgesamt haben wir in unserem Buch 100 Nudges zusammengetragen, die den Leitern und Teilnehmern von Meetings ermöglichen, mehr Fokus, eine bessere Orientierung, eine produktive Involvierung und nachhaltige Verpflichtung zu erreichen.

getAbstract: Nehmen wir uns mal zwei typische Meeting-Rollen vor: den Poser, der ständig redet, und den Introvertierten, der kaum was sagt. Wie schafft man da Ausgeglichenheit?

Sie können mithilfe der Nudges für bessere Involvierung mehr Ausgeglichenheit schaffen, indem Sie zum Beispiel mit Hilfe des Nudges „Think-Pair-Share“ alle Teilnehmer zunächst alleine arbeiten (think), diese sich dann in Paaren austauschen (pair) und erst dann im Plenum ihre Ergebnisse vorstellen (share) lassen. Geben Sie bei der Vorstellung der Ergebnisse zudem eine Zeitvorgabe, die für alle gilt, sodass Vielredner keine Chance haben. So können Sie die Introvertierten integrieren, bringen die Poser zum Schweigen und kommen zudem auf mehr und originellere Ideen, da der Austausch von Ideen in Paaren zu radikaleren Ideen führt.

get Abstract: Etliche Meetings dauern zu lang, und man wird mit Charts erschlagen – da bleibt fast keine Möglichkeit, selbst mitzudenken. Wie kann man diesem Problem begegnen?

Eine schnelle Lösung für zu lange Meetings ist die Planung von Meetings kurz vor der Mittagspause, oder kurz vor Feierabend. Oder Sie laden sich einen Gastredner ein, mit dessen Erscheinen das Meeting abgeschlossen sein muss. Diese clevere Planung führt dazu, dass die Teilnehmer eine Motivation haben, pünktlich das Meeting zu verlassen. Oder machen Sie Meetings im Stehen, statt im Sitzen. Studien haben gezeigt, dass sogenannte „Stand-up Meetings“ ein Viertel weniger Zeit beanspruchen als Meetings im Sitzen, und das bei gleicher Qualität.

Zu viele Charts können Sie mit einem „Gallery Walk“ umgehen, bei dem die wichtigsten Folien ausgedruckt und aufgehängt und dann, wie in einer Galerie, eins nach dem anderen abgegangen werden. Wenn Sie zusätzlich die Folien mit Haftnotizen und Stiften ausstatten, dann werden Sie sehen, dass sich die Teilnehmer mit einem Mal wirklich mit den Inhalten auseinandersetzen. Dieser Gallery Walk hat im Executive Board einer großen Bank in Frankfurt für viele Aha-Momente gesorgt.

getAbstract: Sie schlagen in Ihrem Buch vor, dass Zuspätkommer Liegestützen oder einen Balletsprung machen sollen. Ernsthaft?

Ja, absolut. Sie müssen natürlich schauen, dass die Aktivitäten zur Kultur der Organisation passen. Aber bereits die Einführung eines Protokolls für Zuspätkommer sorgt für pünktliches Erscheinen. Sie wären auch überrascht, wie absurde Fragestellungen oder Perspektiven in Meetings für bessere Involvierung sorgen. Insbesondere die Fragestellung „Welche Lösung für das Problem würde man von uns garantiert nicht erwarten?“ sorgt für interessante Diskussionen und neue Wege für Problemlösungen.

getAbstract: Zum Abschluss: Nennen Sie ein paar Beispiele für Ihre Lieblings-Nudges.

Wir haben mit einer großen Bank in Frankfurt an der Verbesserung der Produktivität von Meetings gearbeitet. Teil des Meetings-Toolkits war der Meeting-Canvas, mit dem die Vorbereitung, die Durchführung und Nachbereitung organisiert wurde. Das wichtigste Feld in diesem Canvas war der „Parkplatz“ für Themen, die nichts mit dem Zweck des Meetings zu tun hatten. Dieser wurde häufig gefüllt, und wurde zum Shooting-Star der Meeting-Produktivität, weil damit unnütze Detaildiskussionen im Keim erstickt wurden, wichtige Themen aber trotzdem zur Sprache kamen.

In einem Start-up in Zürich arbeiten die Teams mit einem Scrumboard, mit dem alle anstehenden, alle im Prozess befindlichen und alle erledigten Aufgaben festgehalten werden. Nach 100 erledigten Aufgaben wird dies als Erfolg mit einem Feierabendbier zelebriert.

In St. Gallen an der Universität haben wir eine Wand mit Whiteboard-Farbe gestrichen und unterstützen dadurch Meetings mit Visualisierungen. Das gibt jedem Meeting eine neue Dynamik, wir können auf den Ideen anderer aufbauen und haben unsere Ideen direkt dokumentiert. Unseren Nudging-Favoriten, die Navicons, lassen wir unsere Leser lieber selbst im Buch erkunden. Es ist immer wieder erstaunlich zu sehen, wie sich Ping-Pong-Gespräche in Flow-Momente verwandeln, wenn zum Beispiel Ingenieure, Juristinnen oder Projektmanager mit den Navicons ihren Gesprächen eine klare Richtung geben.

Meet up! ist für den getAbstract International Book Award nominiert. getAbstract verleiht den Buchpreis am 10. Oktober 2018 zum 18. Mal auf der Frankfurter Buchmesse.

Mehr von Sebastian Kernbach zum Thema Nudging gibt es auf Karriereboost.

Über die Autoren

Prof. Dr. Martin J. Eppler ist Ordinarius für Medien- und Kommunikationsmanagement und Direktor des MCM Instituts für Medien- und Kommunikationsmanagement an der Universität St. Gallen.

 

Dr. Sebastian Kernbach ist Gründer und Leiter des Visual Collaboration Labs und Projektmanager und Dozent am MCM Institut für Medien- und Kommunikationsmanagement an der Universität St. Gallen.

%d Bloggern gefällt das: