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(4) #workhacks: Fokuszeit

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getAbstract im Interview mit Lydia Schültken, Entwicklerin der #workhacks-Methode und Autorin des gleichnamigen Buches

getAbstract: Lydia, heute wollen wir über Geschwindigkeit und Verschwendung sprechen. Worum geht’s?

Mir begegnen häufig völlig überlastete Führungskräfte und Mitarbeiter. Es scheint, als wäre die Deutschland AG am Anschlag. Ich habe da großes Mitgefühl, denn ständig in einer Situation der Überforderung und der Reaktion zu stecken, ist ja kein gutes Lebensgefühl. Es wird nicht mehr gestaltet, sondern nur noch das Dringende gemacht. Das Wichtige, wie beispielsweise an Konzepten oder an grundsätzlichen Themen zu arbeiten, fällt leider sehr häufig unter den Tisch.

getAbstract: Was sind da deine Ansätze mit #workhacks?

Wir haben #workhacks im Programm, die Zeit bringen, und andere, die Zeit brauchen. Wenn ein Team darüber klagt, überhaupt keine Zeit für irgendetwas Neues zu haben, dann macht es wenig Sinn, zeitintensive #workhacks wie die Retrospektive einzuführen. Daher raten wir solchen Teams dazu, erst einmal mit Zeitbringern wie beispielsweise der Fokuszeit zu starten. Das ist eine Stunde am Tag, in der nicht gesprochen wird. Keine Meetings, keine Gespräche, keine Telefonate – einfach absolute Ruhe. Da die Großraumbüros immer weiter Einzug halten, ist dieser #workhack insbesondere für Teams in ebendieser Raumsituation attraktiv.

getAbstract: Klingt verlockend. Aber man kann doch nicht einfach nicht ans Telefon gehen. Das ist nicht besonders kundenorientiert.

Das ist vielleicht auf den ersten Blick richtig. Aber nicht an strategischen Themen, nicht an Konzepten oder nicht an grundsätzlichen Fragestellungen zu arbeiten, ist ja auch nicht kundenorientiert. Wir wissen aus der Forschung, dass wir bei kniffeligen Aufgaben 15 bis 18 Minuten brauchen- um uns hineinzudenken. Wenn wir ständig gestört werden, verpuffen diese 15 bis 18 Minuten. Zudem wird man einer Aufgabe überdrüssig, wenn man sie bereits zig Mal angefasst hat, ohne sie zu Ende zu bringen. Darunter leiden ja letztlich die Kunden, die an Neuerungen oder an Problemlösungen interessiert sind.

Ungestörte Arbeitszeit wird häufig auch ins Home-Office verlegt. Ich finde es problematisch, dass konzentrierte Arbeit immer weniger im Büro möglich und die Flucht nach Hause nötig ist. Vielmehr sollte konzentriertes Arbeit auch am Arbeitsplatz möglich sein. Aber natürlich hast Du recht, dass man das Telefon nicht einfach läuten lässt. Es gibt einiges zu beachten, wenn man die Fokuszeit einführt: wie man mit Besuchern umgeht, mit dem Telefon, mit Besprechungen, mit unaufschiebbaren Terminen oder dem Anruf des Vorstands. Wir erarbeiten innerhalb von einer bis anderthalb Stunden ein Konzept mit einem Team. Was ich dabei gelernt habe: Es gibt immer eine Lösung. Das wichtige Thema Telefon regeln Teams unterschiedlich: manche machen es so, dass in dieser Stunde ein Kollege die Anrufe entgegennimmt. Dieser sitzt dann in der Stunde in einem Büro, das akustisch von den anderen getrennt ist, sonst ist die ganze Aktion ja sinnlos. Notfalls stellt er durch, aber die Erfahrung zeigt, dass es die meisten Anrufer warten können. Ich rate mittlerweile auch dazu, Anrufer aktiv über die Fokuszeit zu informieren. Es ist spannend zu beobachten: Die meisten Anrufer haben Verständnis dafür. Manche bewundern die Idee sogar und lassen sich inspirieren.

getAbstract: Eine Stunde kommt mir eigentlich recht kurz vor. Schaffen die Teams denn damit wirklich mehr?

Zumindest ist es das, was sie an uns zurückmelden. Im Übrigen mache ich das auch selbst regelmäßig. Wenn ich zum Beispiel Artikel schreibe oder komplizierte Angebote, dann stelle ich alles andere ab. Ich schaffe in einer Stunde sehr viel. Das Grundkonzept habe ich bei Startups gelernt, die ich lange beraten habe. Die müssen einfach mit einer hohen Geschwindigkeit und viel Arbeitsvolumen zurechtkommen, und da haben einige sogar mehr als eine Stunde Fokuszeit eingeführt. Der Vorteil von einer gemeinsamen Fokuszeit im Vergleich zu individuellen Zeiten, wo jemand beispielsweise durch das Aufsetzen eines Kopfhörers “bitte nicht stören” signalisiert, ist die Ruhe im ganzen Raum oder Großraumbüro. Das ist wie eine heilige Stille, die einen auch einen bisschen trägt. Zudem wird diese Zeit, da sie jeden Tag um die gleiche Uhrzeit stattfindet, zur Gewohnheit. Mit der Zeit legen sich clevere Teammitglieder komplizierte Aufgaben in diese Zeit und bewältigen so eine größere Aufgabe nach der anderen.

getAbstract: Gibt es denn auch Widerstände gegen die Einführung der Fokuszeit?

Bisweilen schon. Wir hatten eine Weile nur gute Erfahrungen gemacht – allerdings eher in kleinen Unternehmen. Dann haben wir angefangen mit größeren Unternehmen zu arbeiten. Ein Team aus einer großen Bank berichtete uns beispielsweise, dass Nachbarabteilungen sich über die Fokuszeit lustig gemacht haben und fragten, ob sie da jetzt Räucherstäbchen aufstellen (lacht). Was uns auch manchmal begegnet, ist der vereinzelte Widerstand gegen die Fokuszeit. Manche Mitarbeiter mögen das überhaupt nicht und boykottieren die Zeit aktiv. Ich habe da keine Patentlösung, versuche aber den Paten des #workhacks den Rücken zu stärken. Ich erinnere sie daran, dass der #workhack im Vorfeld von allen gewählt wurde und auch Einwände bei der Einführung berücksichtigt wurden. Bislang haben die Paten es geschafft, eine Einigung mit den Kritikern zu finden.

Noch eine klare Empfehlung: Manche Menschen lassen sich von so einem Gespräch wie diesem oder unserem Buch derart inspirieren, dass sie selbst sofort loslegen wollen. Diesen möchte ich sagen: Fragt die Kollegen, ob sie diesen oder einen anderen #workhack wollen – nicht einfach bestimmen! Macht eine saubere Einführung, denkt an die Details, übergebt Patenschaften für einen #workhack, lasst Ausnahmen zu und reflektiert im Monatsrhythmus, ob es dem Team etwas bringt. Dann hat der #workhack eine Chance, zu wirken. Wäre ja schade drum, das Instrument zu verbrennen, nur weil man es falsch eingestielt hat, nicht wahr?

getAbstract: Definitiv! Stichwort „Team“ – morgen hören wir mehr zum Thema Zusammenarbeit.

Über Lydia Schültken

Lydia Schültken hat die Workhack-Methode entwickelt. Sie berät gemeinsam mit ihrem Team einzelne Teams oder ganze Organisationen darin, wie diese mit kleinen, minimalinvasiven Eingriffen große Veränderungen herbeiführen können.

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